Scelta della Location... cosa devo chiedere?

Tempo di lettura: il tempo di un caffè!

L’organizzazione di ogni matrimonio parte da un primissimo step su cui si basano tutte le decisioni che verranno prese in seguito, ovvero: la scelta della location.

Al di là dell’aspetto puramente estetico, comunque essenziale in questa circostanza, ci sono molti aspetti di cui tenere conto nella scelta della location, che possono poi ripercuotersi su altri fornitori o sul budget finale.

Quindi, quali sono le domande giuste da fare durante la prima visita?

Fare una lista di domande definitive da porre al momento del sopralluogo è difficile, infatti ogni coppia ha le sue necessità e ogni luogo le sue caratteristiche; ma torniamo all’inizio e cerchiamo di delineare una serie di punti che siano una buona base di partenza per tutti:

1.Capienza e Spazi

Nella vostra visita alle location (e questa è l’unica volta che ci sentirete dirlo), armatevi di un pensiero pessimistico, fate finta si sapere per certo che nel giorno del vostro matrimonio pioverà. Ma non il temporale estivo che dura 10 minuti, proprio una bella giornata da nuvoloni neri e vento freddo. Fatto?

Benissimo, ora siete pronti per affrontare i vostri sopralluoghi in maniera più accorta: quanti spazi coperti ci sono e che capienza hanno? Non vorrete che i vostri ospiti, in caso di pioggia, si trovino costretti in un’unica sala per tutto il giorno, quindi controllate che ci siano almeno 2 sale abbastanza spaziose e che permettano lo svolgimento alternato dei momenti degli antipasti, del banchetto al tavolo e del buffet dei dolci. In questo modo assicurerete un po’ di movimento al vostro evento a prescindere dal meteo, poi se ci sarà il sole tanto meglio!

In questo modo, se dovesse piovere, non dovrete aggiungere stress alla giornata perché non siete soddisfatti del vostro “piano B”, ma sarete contenti a prescindere dal tempo.

2. Catering approved!

Se non siete seguiti da una wedding planner (o due!) nella ricerca della location , il nostro consiglio è di affinare in contemporanea la vostra ricerca sui catering, così da poter chiedere un consiglio sulla location (e viceversa), prima di prendere la decisione definitiva. La loro esperienza, infatti, vi sarà immensamente d’aiuto perché sapranno consigliarvi su aspetti che voi non sapevate nemmeno di dover prendere in considerazione, come ad esempio, se c’è un accesso differenziato alla sala da pranzo per ospiti e camerieri, se la cucina è attrezzata o grande a sufficienza, se l’illuminazione in esterni è sufficiente o va implementata, …

Questi e molti altri, sono piccoli aspetti che possono sfuggire a un occhio poco allenato, ma che potrebbero risultare in situazioni sgradevoli o addirittura in costi imprevisti!

3. Costi, Orari ed Esclusività

La cosa più importante per quanto riguarda i costi (e questo vale per tutti i fornitori) è l’IVA. Nella vita di tutti i giorni non siamo abituati a considerare l’IVA come un costo a sé ma, per quanto riguarda questo ambito, è prassi di molti fornire i prezzi al netto, incorrendo in sorprese anche abbastanza “consistenti” al momento del saldo finale.

Quindi, in visita alla location e non solo, la domanda che deve seguire ogni informazione sui prezzi dev’essere: “IVA inclusa?”

Sempre nell’ambito costi, è possibile che l‘affitto non includa tutta la location, ma che alcune sue parti siano disponibili a un prezzo aggiuntivo, come una zona particolarmente caratteristica o richiesta; questo può succedere anche per alcuni servizi che possono essere obbligatori, ma non sono inclusi nelle spese di affitto, tipo il servizio di pulizia bagni o il parcheggiatore. O ancora, che il costo di affitto non assicuri l’esclusività, quindi che la location sia solita ospitare più di un evento al giorno, di solito facendo in modo che i due matrimoni non si incrocino mai, oppure che lavori su fasce di orari tra matrimoni con cerimonia al mattino e cerimonia pomeridiana…

Insomma, le variabili sono tante e di certo l’esperienza aiuta, ma per fare chiarezza, il contratto è sempre la cosa più importante ed è essenziale che venga letto con molta attenzione per la tutela vostra e dei professionisti coinvolti, quindi cercate di farvi inviare tutto quello che vi siete detti, per iscritto, così da avere tutte le informazioni sottomano quando farete le vostre valutazioni.

Come vedi le informazioni e gli aspetti di cui tenere conto sono tantissimi e spesso, se non tenuto conto delle giuste necessità, possono esserci delle incomprensioni che si ripercuotono sulla qualità dell’evento.

Essendo la scelta della location una decisione importante e onerosa, abbiamo pensato a un servizio completo per aiutare tutti i futuri sposi in questo step: il Location Tour.

Un servizio di assistenza che parte da una bella chiacchierata per valutare i vostri gusti, budget e necessità, per poi proseguire con una proposta dettagliata di una serie di location con informazioni su costi, distanze, capienza e completo di link con foto e video, per farvi un’idea completa, così da essere in grado di selezionare le 3 o 4 location che preferite e andarle a vedere insieme e accompagnarvi fino alla firma del contratto.

Vuoi saperne di più? Guarda la nostra pagina dedicata al Location tour!