5 motivi per cui ti serve una wedding planner

Qualche giorno fa stavamo parlando al telefono con una delle nostre spose e dopo aver discusso le cose più urgenti riguardo al suo cambiamento di data dovuto al COVID-19, ci siamo messe a chiacchierare del più e del meno riguardo a come lei e il suo compagno stanno vivendo questo momento.

Tra discorsi sul lavoro, quotidianità e matrimonio, siamo rimaste colpite da una frase riferita proprio a quest’ultimo argomento: “Ragazze, io per fortuna ho voi, quindi mi sento in una botte di ferro”.

Al di là dell’ovvio senso di orgoglio e gratificazione che questa frase ha suscitato in entrambe, non abbiamo potuto fare a meno di pensare alla nostra professione e all’appoggio emotivo che offre in una situazione come quella attuale.

Il pensiero successivo è invece corso subito a quelle coppie che stanno prendendo questa decisione, e tutte quelle che ne conseguono, da sole, senza potersi confrontare con qualcuno che ha fatto di questo settore la sua quotidianità professionale.

Spesso navigando su internet o chiacchierando con qualcuno ci siamo trovate di fronte a domande come “mi sposo, mi serve una wedding planner?” oppure “ma cosa fa di preciso la wedding planner?” . Ecco, è proprio in momenti come quello di cui sopra che vediamo scritto a grandi lettere luminose “Ecco perché ti serve una wedding planner!”

Quindi, riassumendo il tutto per tutto, oggi ti presentiamo in soli 5 motivi perché è bene investire in un aiuto professionale per l’organizzazione del tuo matrimonio:

1. I FORNITORI… SCELTA E GESTIONE

   Nell’organizzare il matrimonio ti capiterà di gestire fornitori e professionisti con cui, magari, hai già avuto a che fare in passato. Il pensiero che potrebbe balzarti in mente (e succede a molti sposi) è che avendo già comprato dei fiori in vita tua, puoi certamente gestire le decorazioni floreali del tuo matrimonio; oppure che organizzare una cena per 10 o per 100 persone sarà più o meno la stessa cosa…

   Beh, non è proprio così, andiamo a vedere perché.

   Prima di tutto dobbiamo distinguere tra fornitore e fornitore, ovvero dividere i professionisti del matrimonio da chi non lo è.

   Quindi: la tua parrucchiera di sempre, bravissima su taglio e colore, è anche specializzata in acconciature da sposa? E la fiorista che ti fa quei bouquet così belli, sa anche gestire le decorazioni richieste da un matrimonio?

   Scegliere un professionista senza esperienza in quest’ambito potrebbe mettere a rischio la buona riuscita del vostro matrimonio, oltre a mettere in difficoltà il fornitore che avete scelto e far lievitare in maniera incontrollata i costi, sia per mancanza di esperienza e quindi ottimizzazione delle risorse, che per la necessità di “mettere qualche pezza” all’ultimo momento.

   Una brava wedding planner invece, ti saprà guidare nella scelta del fornitore più adatto alle vostre esigenze tenendo in considerazione il budget a disposizione e lo stile che desiderate ottenere.

2. LA BUROCRAZIA E I CONTRATTI

   Vivete in Italia, o per lo meno è qui che avete deciso di sposarvi, comunque in entrambi i casi siete a conoscenza della proverbiale lentezza della burocrazia nazionale: un intricato labirinto che ti rimanda di ufficio in ufficio, in un loop senza fine, finché non trovi l'impiegata di buon cuore che ti approva il documento che ti serviva nonostante “non sia di sua competenza”.

   Quindi, perché gettarsi in questo caos senza una guida? C'è qualcuno che ha già fatto e rifatto questo iter… perché quindi non affidarsi a lei?

   Un altro terreno altrettanto insidioso sono i contratti stipulati tra voi e i fornitori che avete scelto. Importante compito della wedding planner è infatti quello di analizzare il contratto dei fornitori ingaggiati e notare se manca di alcune parti, per tutelare sia voi che loro e se le condizioni espresse assicurano lo svolgimento di un evento senza intoppi e di buona qualità.

3. LO STILE

   Anche l’occhio vuole la sua parte e in questo caso di occhi puntati al vostro matrimonio ce ne saranno molti.

   Il lavoro qui non è semplicemente riducibile alla scelta di una palette colori. E’ infatti comune che gli sposi arrivino al primo colloquio con le idee chiarissime riguardo allo stile e ai colori che desiderano, ma è altrettanto comune che, nel giro di qualche mese questi progetti cambino radicalmente.

   Durante queste prime fasi, il lavoro della wedding planner sta proprio nello scavare e riuscire a percepire quello che voi sposi potreste desiderare per il vostro evento e nel frattempo, vagliando le varie opzioni, mostrarvi le infinite possibilità che questo mondo offre.

   E questo è solo l’inizio, infatti, dal momento della scelta di palette colori, materiali e mood, al giorno del matrimonio si susseguono una scelta dopo l’altra per creare un evento omogeneo e completo.

   Tra i vari step ci sono anche quelli della scelta dei materiali (stoffe, nastri, candele, fiori,…) nella qualità e nella quantità necessaria per ottenere uno scenario completo e di buon impatto visivo (sempre rimanendo all’interno del budget prefissato) e la comunicazione e gestione dei fornitori affinché anche il materiale usato da loro segua le linee guida di tutto il resto dell’evento.

4. NON METTERE TROPPA CARNE AL FUOCO

   Se tutto va come previsto è molto probabile che mano a mano che vi avvicinerete alla data del matrimonio anche il livello del vostro stress crescerà proporzionalmente.

   Volenti o nolenti però, i giorni precedenti all’evento saranno anche quelli di gestione e coordinamento di tutti i professionisti coinvolti nella realizzazione di quello che, per un anno circa, è stato solo un progetto.

   Sei sicura di voler essere tu la persona a cui questi fornitori faranno riferimento nei 2-3 giorni precedenti al matrimonio e durante la giornata stessa?

   Questo ruolo può spettare alla vostra wedding planner, alla quale in quel caso, viene attribuito anche il ruolo di wedding coordinator.

   In quei giorni sarà lei a gestire la comunicazione con tutti i fornitori, a condividere la timeline della giornata con tutti i fornitori, così da gestire le loro tempistiche per gli allestimenti affinché non intralcino o vengano intralciati da altri.

   Sarà inoltre a loro disposizione per rispondere a tutte le loro domande e a incalzare chi si dilungasse troppo. Si occuperà anche di gestire consegna e ritiro dei materiali più ingombranti come tavoli e sedie, in conformità alla disponibilità concessa a contratto dalla location.

   Importantissimo ruolo è quello di prendere le decisioni dell’ultimo momento, in base agli imprevisti che possono succedere come un forte temporale in arrivo o un’infestazione di cimici in quella che doveva essere la sala da pranzo (true story).

   In questi casi non avrete tutti i fornitori che vi chiamano la sera prima del matrimonio per sapere cosa fare, ma avrete la vostra wedding planner, che ormai conoscete da un anno e che, proprio grazie a quella conoscenza, riesce a filtrare le richieste e proporvi un cambio di progetto mantenendo una linea coerente con tutto il resto.

5. UN APPOGGIO EMOTIVO E PRATICO

   Concludiamo con il motivo più importante di tutti, quello che la nostra sposa ci ricordava all’inizio dell’articolo, ovvero il fatto di avere qualcuno a cui appoggiarsi nei momenti di dubbio e difficoltà.

   Certo che una pandemia a livello mondiale è un caso abbastanza limite, ma è un buon esempio per realizzare quanto, di fronte a un momento di incertezza, avere un professionista a cui fare riferimento risulta di massima importanza.

   L’organizzazione di un matrimonio richiede di media un anno e, al di là della situazione attuale, è un periodo sufficientemente lungo perché possano cambiare condizioni lavorative, di famiglia, rapporti o quantomeno porsi delle situazioni impreviste da dover gestire o affrontare.

   É ovvio che la vostra wedding planner non avrà esperienza diretta di tutto le scenario di situazioni possibili, ma l’esperienza e la conoscenza dei fornitori, del loro modo di lavorare, e dei meccanismi di funzionamento di tutte le varie tappe organizzative, la mettono in una posizione favorevole nel darvi consigli utili e sollevarvi da ulteriori stress evitabili.

Vista la vastità dell’argomento, ognuno di questi capitoletti in realtà nasconde molto altro che possiamo approfondire in altri articoli.

Facci sapere anche le tue curiosità: che cosa non ti è chiaro della figura della wedding planner? Pensi che ci sia sfuggito qualcosa?

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