La Wedding Planner il giorno del matrimonio

Diciamocelo! Avere una wedding planner è un aiuto sostanziale nel periodo precedente al matrimonio: ci assiste con la burocrazia, ci guida e consiglia con la scelta dei fornitori e nella definizione di ogni loro servizio e infine ci aiuta a mettere insieme lo stile completo del matrimonio, mantenendone un filo conduttore.

Ma dopo che tutto è organizzato, le tempistiche ben definite e condivise con i fornitori, i dettagli a posto… che fa ancora ‘sta wedding planner? Serve davvero il giorno del matrimonio?

Foto di Davide Gaudenzi

se tutto va come deve andare

Hai presente quei giorni baciati dal divino? Quelli che il sole splende e illumina ogni cosa, una leggera brezza rende tutto piacevole, i tuoi invitati sono felicissimi e simpaticissimi, tua mamma non sta scelerando male perché tua zia è in ritardo e perfino i treni sono in orario.

Esistono quei giorni? Esistono.

E in quei giorni, la vostra cara WP, c’ha comunque da fare? Eh sì.

• Uno degli impegni più importanti della giornata è mantenere ogni parte dell’evento all’interno della scaletta, per rispettare le tempistiche, il tutto però senza farlo pesare a sposi e invitati. Purtroppo anche una piccola perdita di tempo qui e lì durante la giornata, porta ad accumulare grandi ritardi e, a volte, a dover saltare o ridurre drasticamente parti dell’evento, come la festa finale;

• Un altro aspetto è quello di essere di riferimento per i fornitori e di controllo che tutto sia come concordato. In un evento così articolato ci sono moltissimi dettagli a cui prestare attenzione e, la vostra wedding planner conoscerà non solo ogni dettaglio, ma anche quali sono gli aspetti a cui tenete di più e come gestire le imprecisioni che a volte capitano;

• Altro punto è la gestione di tutti quegli aspetti che non possono essere preparati in anticipo, come l’esposizione delle bomboniere, la preparazione di angoli extra come il guestbook o il cigar corner, spostamenti e adattamento delle decorazioni e degli allestimenti floreali in base ai momenti della giornata;

• A fine serata poi, si raccolgono i pezzi, per lasciare la location in ordine (o quasi), quindi si mettono insieme tutti i vostri oggetti, regali ricevuti, le cose che avete portato e vi vanno ritornate, in modo che gli sposi non debbano avere nessun pensiero fino alla fine.

la fortuna è cieca, ma la sfiga…

Guarda, ti sento già: “Eh, te pareva… a me sicuro poi che succede qualche sfiga!”

Allora, se hai una (o meglio, due) WP, sta tranquilla che cercherà di risolvere i problemi ancora prima che ve ne accorgiate. Andiamo a vedere qualche situazione che ci è capitata:

• La pioggia prevista: ok, qui giochiamo facile, basta il piano B. Ma in realtà non è solo questo: è capitato molte volte, infatti, che il tempo fosse incerto, che ci fosse pioggia per qualche ora del giorno, o prevista ma magari poi non piovesse proprio. In questi casi la maggior parte dei catering o fornitori, spingerà per attuare il piano B, una sicurezza per tutti, ospiti compresi, ma una grande delusione per gli sposi.

  Essere in location, però, ci permette di gestire le cose anche all’ultimo minuto, grazie soprattutto al rapporto di confidenza che c’è con i fornitori. L’esempio più estremo è stato quando la fiorista ha accettato di allestire una cerimonia a mezz’ora dall’arrivo degli ospiti, concordando che, se avesse cominciato a piovere, avremmo aiutato a raccogliere le sedie per portarle al riparo.

• La pioggia non prevista: Alle volte, anche il meteo sbaglia e, anche se pare ci sarà il sole, può arrivare un bel temporalone estivo con tanto di forti raffiche di vento a destabilizzare il tutto. La prima cosa da valutare qui è avere dei professionisti in grado di fare il loro lavoro. In questo caso, un buffet composto da 4/5 tavoli più altri tavoli d’appoggio per gli ospiti, sono stati spostati all’interno e nuovamente pronti, in meno di 5 minuti. La nostra presenza in queste situazioni è principalmente decisionale, infatti tutti i fornitori hanno bisogno di un punto di riferimento, per decidere dove e come mettere tutto ciò che era previsto, in questo caso, mentre sposi e invitati lasciavano la chiesa in direzione location. Ma tutto è bene, quel che finisce bene.

• La pioggia dei giorni prima: eh già, magari il giorno del matrimonio è bel tempo, ma ha piovuto per i 3 giorni precedenti e il piano A è una distesa di fango, mentre il piano B, non ha senso, perché fuori si sta bene… che si fa? mancano meno di 24 ore al matrimonio e light designer, catering, location, noleggio e fiorista vogliono una risposta. Nessun problema, si crea un piano C, in una nuova zona, con nuovo progetto di light design (non ci sono più gli alberi a cui appendere le luci), il tutto prima delle 18.00, quando i camion dei fornitori devono essere pronti per il giorno seguente.

• Cimici: … la natura e le sue meravigliose forme! Piano B in attuazione, il catering è pronto a scaricare tutte le sedie nella bellissima sala interna, con pavimento in legno e travi a soffitto, ma la stanza è invasa da cimici, nascoste nei giorni precedenti nelle fessure delle travi e uscite, tutte insieme, per il cambio di temperatura. Quindi piano B non attuabile, è necessaria un’altra opzione, gli sposi non sono raggiugibili e il catering ha bisogno di risposte entro breve tempo, perché ha i facchini a disposizione per un tempo limitato. Chi sceglie? Ovviamente la wedding planner, che vi conosce da un po’ e sa (si spera) cosa scegliereste voi.

• Mantenimento della location: Tutti i fornitori pronti, tutto chiaro, ma arrivi in location e: 1. le mega ragnatele che avevi chiesto fossero tolte sono ancora lì, come spade di Damocle, a penzoloni sopra alla zona del banchetto; 2. l’erba del vialetto nel parco della villa è a 20 cm di altezza, nonostante gli accordi presi in precedenza. Che si fa? In entrambi i casi si gestisce la situazione immediatamente, idealmente a carico della villa che non ha rispettato gli accordi.

E di esempi ne avremmo ancora…

Questo non è per spaventarvi, quanto più per sottolineare che un evento come un matrimonio è un evento di per sé molto articolato, con tante variabili e imprevisti e soprattutto è buona la prima! Avere un aiuto durante il percorso e soprattutto durante l’evento, rende più scorrevole il lavoro per i vostri fornitori e voi potete godervi ogni momento della giornata con i vostri ospiti e senza pensieri.